Le module syndic de copropriété
Offre un ensemble de fonctionnalités pour faciliter la gestion de la copropriété et améliorer la communication entre le syndic et les copropriétaires.
Voici quelques fonctionnalités essentielles qu'offre ZenAPI pour un syndic performant.
Fonctionnalités essentielles
Permettre aux copropriétaires de se connecter avec des identifiants uniques pour accéder aux informations et services liés à leur copropriété.
Donner aux copropriétaires la possibilité de consulter et télécharger les documents importants de la copropriété, tels que le règlement de copropriété, les procès-verbaux des assemblées générales, les plans de l'immeuble, etc.
Proposer des outils pour préparer, convoquer et organiser les assemblées générales, permettant également aux copropriétaires de consulter l'ordre du jour, de poser des questions et de voter en ligne, si possible.
Offrir un espace pour suivre l'avancement des travaux en cours et consulter les contrats d'entretien des parties communes.
Mettre à disposition des copropriétaires un accès à leurs comptes individuels, avec le détail des charges, le solde et la possibilité de payer en ligne.
Proposer un espace dédié aux annonces et aux actualités de la copropriété, ainsi qu'un forum ou une messagerie pour favoriser la communication entre les copropriétaires et avec le syndic.
Fournir un annuaire des contacts utiles pour la copropriété, incluant les coordonnées du syndic, des prestataires de services et des membres du conseil syndical.
Afficher un calendrier des événements importants pour la copropriété, tels que les dates des assemblées générales, des travaux planifiés et des réunions du conseil syndical.
Permettre aux copropriétaires de signaler des problèmes et de demander des interventions ou des travaux à réaliser dans les parties communes, avec un suivi de l'état des demandes.
Proposer un espace dédié au syndic pour gérer l'ensemble des fonctionnalités du module, suivre les demandes des copropriétaires et consulter des rapports et des statistiques sur la gestion de la copropriété.
Des Fonctionnalités repondants à vos réalités
Rapport financier
Ce rapport présente la situation financière de la copropriété, incluant le budget prévisionnel, les charges réelles, les recettes, les dépenses et les soldes des comptes. Il doit également inclure le détail des créances et des dettes de la copropriété, ainsi que les éventuelles provisions pour travaux.
Rapport sur les travaux
Ce rapport fait le point sur les travaux réalisés, en cours ou planifiés dans la copropriété. Il doit préciser la nature des travaux, les coûts, les délais, les prestataires impliqués et l'état d'avancement des travaux. Il peut également inclure des recommandations pour de futurs travaux à réaliser.
Rapport sur les contrats d'entretien
Ce rapport présente les différents contrats d'entretien en cours pour les parties communes de la copropriété (ascenseur, chauffage, espaces verts, etc.). Il doit inclure les dates de début et de fin de contrat, les coûts, les prestataires et les conditions générales des contrats.
Rapport sur les sinistres et incidents
Ce rapport répertorie les sinistres et incidents survenus dans la copropriété (incendie, dégât des eaux, etc.), ainsi que les actions menées par le syndic pour y remédier (interventions d'urgence, déclarations d'assurance, travaux de réparation, etc.).
Rapport sur le respect du règlement de copropriété
Ce rapport fait le point sur le respect du règlement de copropriété par les copropriétaires, en identifiant les éventuelles infractions et les actions menées par le syndic pour y remédier (mises en demeure, procédures judiciaires, etc.).
Rapport sur l'activité du conseil syndical
Ce rapport présente les actions et les décisions prises par le conseil syndical au cours de l'année, en lien avec la gestion de la copropriété, le contrôle du syndic et la préparation des assemblées générales.
La comptabilité du syndic de copropriété
La comptabilité du syndic de copropriété est une composante essentielle de la gestion financière d'une copropriété. Elle vise à enregistrer et suivre toutes les transactions financières liées à la copropriété, telles que les recettes, les dépenses, les provisions et les créances. Voici quelques éléments clés de la comptabilité d'un syndic de copropriété :
Eléments clés:
Le syndic doit tenir à jour les comptes de la copropriété, en enregistrant les transactions financières relatives aux charges, aux travaux, aux contrats d'entretien, aux contentieux, etc. Il doit veiller à la séparation des comptes de la copropriété et de son propre compte de gestion.
Le syndic élabore le budget prévisionnel de la copropriété pour l'année à venir. Ce budget doit être présenté et voté lors d'une assemblée générale des copropriétaires. Il est composé des dépenses prévues pour l'entretien des parties communes, les travaux, les contrats de maintenance et les frais de gestion du syndic, ainsi que des recettes provenant des charges des copropriétaires.
Le syndic doit procéder à l'appel des charges auprès des copropriétaires en fonction de leur quote-part de charges, généralement établie en fonction des tantièmes de copropriété. Les charges peuvent être appelées trimestriellement, semestriellement ou annuellement, selon les modalités définies par le règlement de copropriété.
Le syndic doit assurer le suivi des charges impayées et, si nécessaire, engager des procédures de recouvrement à l'encontre des copropriétaires défaillants. Ces procédures peuvent inclure des relances, des mises en demeure et, en dernier recours, des actions en justice.
Le syndic doit constituer des provisions pour les travaux futurs, conformément aux décisions prises en assemblée générale. Ces provisions sont généralement inscrites dans le budget prévisionnel et alimentées par les charges des copropriétaires.
Le syndic doit effectuer régulièrement un rapprochement entre les écritures comptables de la copropriété et les relevés bancaires du compte de la copropriété pour vérifier l'exactitude des enregistrements et s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs ou d'omissions.
Le syndic doit préparer les comptes annuels de la copropriété, qui comprennent le bilan, le compte de résultat et les annexes. Ces comptes doivent être présentés et approuvés lors d'une assemblée générale des copropriétaires.
Le syndic doit s'assurer que les dépenses de la copropriété sont réparties équitablement entre les copropriétaires en fonction de leur quote-part des charges. Il doit veiller à ce que chaque copropriétaire paie sa part des dépenses communes et des travaux, conformément au règlement de copropriété et aux décisions prises en assemblée générale.
Le syndic doit être attentif aux différentes subventions et aides financières disponibles pour la copropriété, notamment pour les travaux de rénovation énergétique, les aménagements pour personnes à mobilité réduite, etc. Il doit s'assurer que la copropriété bénéficie de ces aides et les intégrer dans la comptabilité.
Le syndic doit vérifier les factures des prestataires et des fournisseurs pour s'assurer qu'elles correspondent aux services ou aux travaux effectués. Il doit également veiller à ce que les prestataires soient rémunérés dans les délais convenus.