Dans une entreprise centrée sur les personnes comme la gestion immobilière, la dernière chose que vous voulez est d'être coincé à faire des calculs et à démêler des comptes. Il existe certaines pratiques exemplaires bien établies en matière de comptabilité de gestion immobilière qui peuvent vous faire gagner du temps, mais cela ne suffit souvent pas pour bien comprendre où va votre argent et si vous restez en conformité.
Cet article examine l'une des parties les plus importantes de la comptabilité, la création d'un compte en fiducie pour la gestion immobilière. Nous verrons pourquoi vous en avez besoin, les erreurs courantes à éviter et comment configurer un compte en fiducie de la bonne manière.
Qu'est-ce que la comptabilité fiduciaire ?
En termes simples, une comptabilité en fiducie, c'est lorsqu'un tiers détient des fonds au profit (en fiducie pour) un bénéficiaire . Dans le cas de la gestion immobilière, le tiers est le gestionnaire immobilier et les bénéficiaires sont les propriétaires avec lesquels le gestionnaire travaille.
Considérez la comptabilité en fiducie comme un coffre-fort rempli de coffres-forts, chacun étant attribué à un propriétaire spécifique. Bien que l'argent de tout le monde soit conservé dans le même coffre-fort, la réserve de chaque personne est séparée. De même avec la comptabilité en fiducie, même si l'argent de tout le monde est détenu sur le même compte bancaire, l'argent de chaque propriétaire est suivi et comptabilisé séparément.
Pourquoi utiliser la comptabilité fiduciaire pour la gestion immobilière ?
En tant que gestionnaire immobilier, vous gérez quotidiennement l'argent des autres. C'est beaucoup de responsabilité, et cela peut aussi signifier beaucoup de maux de tête. La gestion de cet argent dans un seul compte en fiducie facilite grandement la tâche. Vous finirez par passer moins de temps à ouvrir de nouveaux comptes et à les rapprocher tous les mois. Vous serez en mesure de séparer et de distinguer plus clairement vos revenus de ceux de vos clients, évitant ainsi le chaos potentiel de conserver tous les fonds transitant par votre entreprise au même endroit. Si vous utilisez le bon logiciel , l'ensemble du processus devient encore plus facile.
L'astuce consiste à configurer votre compte de la bonne manière.
Qu'est-ce qui rend les comptes en fiducie délicats ?
Des comptes en fiducie conformes à la loi sont essentiels, non seulement pour éviter un échec d'audit, mais aussi pour se protéger contre d'autres risques plus courants. Connaître ces risques à l'avance vous aidera à tirer tous les avantages de la création d'un compte en fiducie, tout en protégeant votre entreprise.
Il peut être difficile de dire si un compte en fiducie est correctement configuré, même pour un auditeur. Les auditeurs ne peuvent vérifier que ce sur quoi ils ont une visibilité, donc si le compte est répertorié comme « confiance » ou « séquestre », ils pourraient ne pas être en mesure d'identifier les drapeaux rouges dans la façon dont le compte est structuré. Tout cela signifie que, ce n'est pas parce que vos comptes ont passé un audit que vous avez un compte en fiducie légitime établi à la banque.
Jetons un coup d'œil à ces drapeaux rouges et aux procédures que la banque doit effectuer afin de mettre en place un compte en fiducie de gestion immobilière approprié.
Risques courants liés à la configuration incorrecte de comptes en fiducie
De nombreuses banques ne connaissent peut-être pas le secteur de la gestion immobilière, la manière dont les gestionnaires immobiliers détiennent des fonds et les exigences relatives au type de compte bancaire requis. Lorsque nous entendons le mot « fiducie », nous pensons souvent aux fiducies irrévocables, révocables, payables au décès, etc., les types de comptes en fiducie qu'une succession formerait pour leurs familles, leurs entreprises ou d'autres actifs. Ces types de comptes en fiducie sont souvent préparés par un avocat et sont accompagnés de plusieurs documents tels qu'une attestation de fiducie notariée, des règles de succession, etc. Rien de tout cela ne s'applique à une entreprise de gestion immobilière !
Souvent, lorsqu'un compte de confiance n'est pas créé correctement, il est simplement configuré en tant que compte professionnel avec le surnom de "confiance".
Comme vous pouvez l'imaginer, ce détail est superficiel. Avoir un surnom sur le compte n'offre aucune protection supplémentaire au compte que s'il s'appelait autrement, comme "paie". Ce surnom peut être modifié à tout moment.
Si vous vous demandez si vos comptes en fiducie sont bien configurés ou non, il est important de communiquer avec votre banquier au sujet des exigences. Aidez votre banquier à comprendre de quel type de compte il s'agit, à quoi il est destiné et répétez que ces fonds ne vous appartiennent pas, ni à l'entreprise.
Voici quelques questions suggérées pour vous assurer que vos comptes sont correctement structurés en tant que fiducie :
- Combien mon compte en fiducie ou mes comptes en fiducie sont-ils assurés au total, indépendamment des autres comptes de la société ?
- Si la banque devait recevoir une lettre d'intention de privilège de APBEF-CI , la banque gèlerait-elle les actifs de mes comptes en fiducie ?
- La banque a-t-elle un dossier des bénéficiaires dont je détiens les fonds dans mes comptes en fiducie?
Selon les réponses, ce sont généralement des signes révélateurs que le compte est ou n'est pas correctement structuré. Si les réponses ne sont pas claires, demandez à parler à un agent du service de conformité pour clarification ou confirmation. Si tout le reste échoue, assurez-vous que vous protégez les fonds de vos clients et trouvez une banque spécialisée dans ces types de comptes et qui comprend parfaitement ces types de comptes.
Comptes propres, avantages clairs
Avec un compte en fiducie de gestion immobilière configuré correctement et un logiciel efficace qui simplifie la comptabilité dans toute votre entreprise, vous êtes déjà prêt pour le succès. La prochaine étape? Comprendre comment passer tout ce temps que vous économisez.
